ארכיב - יתרונות החתימה הדיגיטלית 

במקביל לצורך ההולך ומתגבר של מערכות מידע להגן על עצמן חל חיזוק משמעותי לחתימה הדיגיטלית כיוון שהפכה להיות הליך חוקי על ידי רשויות המדינה בארץ וגם בחו"ל.

ארכיב החתימה הדיגיטלית הינה בנוסף פתרון הולם לבעיית דואר זבל ווירוסים המאיימים על שרתי הארגונים.

זאת מכיוון שבנוסף לעקיפה של מערכות הדואר האלקטרוני שצריכים לבצע פורצי מחשבים הם צריכים להתגבר על מערכת מוצפנת אשר עושה שימוש בהתקנים פיזיים ולכן הקושי לעקוף אותה ולשלוח קבצים אל מערכות המידע הולכת לכמעט בלתי אפשרית.

ארכיב הגברת המודעות של השימוש בחתימה הדיגיטלית יהפוך אותה בעתיד לאביזר הכרחי במערכות תפעוליות כיוון שזה יקל על עבודת המשתמש בזיהוי ואיתור גורמים מורשים וייעל את העבודה בארגונים השונים.

כדי לבצע כיום חתימה דיגיטלית בארגון יש צורך בתעודת זהות דיגיטלית.  ישנו תהליך הפקת תעודת זהות המחייב זיהוי בעל התעודה על ידי גוף מוסמך מטעם המדינה.

התשומות המרכזיות לארגונים עם השימוש בתעודת זהות לצורך חתימה דיגיטלית רבות

1. הליך חוקי
2. קבלת מיילים וקבצים מורשים ללא צורך בחתימה של מספר גורמים.
3. אבטחת מידע גבוהה ושימוש בהצפנה
4. מוניטין רב לחברות שעברו להשתמש בחתימה דיגיטלית בתהליך העבודה שלהם.
5. הגנה על פרטיות וסודות הלקוחות והחברה.
6.  ייעול העבודה וחיסכון ניכר בניירת והדפסות וכן בשטח משרדי לאחסון.

על ארגונים לתת תשומות רבות לשינוי מערכי עבודה והליכי תפעול וכן להשקיע בתשתית רשת מחשבים המתאימה הן מבחינת תוכנות וחמרה למעבר לעבודה בחתימה דיגיטלית .

בישראל קבע משרד המשפטים גופים מוסמכים מטעם המדינה העוסקים במתן תעודות דיגיטליות , גופים אילו גם מוכרים מערכות תוכנה התומכות בהעברת מסמך לקובץ חתום דיגיטלית כאשר מסמך המקור נמצא במחשבי הארגון שייצר את מסמך המקור.

ישנם בנוסף מערכות תוכנה נוספות אשר לא הוכרו על ידי המדינה אך מקובלים על ידי בתי המשפט, מערכות תוכנה אילו מותקנות על מחשבים ארגוניים ויוצרים למעשה

תשתית מסמכים דיגיטלית אשר קוד המקור שלהם נשמר בשרת מיוחד שלא ניתן לגשת אליו.

בעתיד הקרוב עם הצטרפות חברות נוספות לשימוש בחתימה דיגיטלית , יירדו מחירי התוכנות וההתקנים וכן השימוש השוטף וההליך ייהפך לשגרתי ונגיש לרבים.